Topic “Làm sao để biết được đâu là việc quan trọng và việc không quan trọng” thu hút được 350 bạn bấm likes, 60 comments và 13 lượt chia sẻ (http://goo.gl/FVe6hL). Theo công thức tính BVI – Chỉ số lan truyền trên mạng xã hội do Truyền thông Trăng Đen xây dựng – topic này đã reach được khoảng 90.000 người.
Sau khi bỏ thời gian đọc hết tất cả comments của các bạn, mình thấy các ý kiến đưa về 3 nhóm chính. Theo đó, để xác định một việc là quan trọng hay không quan trọng, các bạn dựa trên:
+ Hậu quả bạn phải gánh chịu khi không hoàn thành một việc bất kì; hoặc kết quả, lợi ích mà bạn thu được khi hoàn thành việc đó (kết quả này có thể gắn vào mục tiêu kiếm tiền hoặc các mục tiêu dài hạn khác trong cuộc sống).
+ Đi hỏi những người có khả năng ấn định một việc nào đó là quan trọng với bản thân mình. Ví dụ như sếp trực tiếp trong công ty.
+ Xác định xem việc nào gần tới deadline thì việc đó là quan trọng cần giải quyết trước.
Chân thành cảm ơn các bạn đã tham gia thảo luận rất nhiệt tình.
Cá nhân mình hoàn toàn đồng ý rằng chúng ta có thể hỏi sếp trực tiếp để xác định xem việc nào là quan trọng. Cách này rất nhanh và đúng, nhưng chỉ áp dụng được trong công việc, chứ không hữu hiệu trong cuộc sống. Xác định mức độ quan trọng dựa trên cái lợi nếu hoàn thành và cái hại nếu bỏ qua cũng là một cách hay. Để rạch ròi lợi hại và mang lên bàn cân để cân đong đo đếm, chúng ta cần gắn với mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trong cuộc sống.
Còn một cách khác là dựa trên tiềm thức.
Đầu tiên, bạn hãy tự thiết lập cho mình một mục tiêu trong cuộc sống hoặc trong công việc. Sau đó, hãy suy nghĩ về nó thật nhiều, ở khắp mọi nơi có thể, cho đến khi có thể dễ dàng “nhớ đến” mục tiêu này. Đấy là khi bạn đã đưa được mục tiêu vào trong tiềm thức.
Mục tiêu này có thể là được tăng lương gấp 3 vào cuối năm; mua được căn nhà 2 tỷ sau 5 năm; mua được chiếc xe hơi 700 triệu sau 6 tháng; lên được đai đen Taekwondo sau 5 tháng v.v… Và luôn luôn nhớ rằng một mục tiêu đúng phải thỏa mãn 3 yếu tố: trong một thời gian hữu hạn (có mốc thời gian); cụ thể đo lường được và đừng phi thực tế.
Trong thực tế, bạn có thể đi hỏi 10 người và sẽ có tới 9 người không thể trả lời được câu hỏi “Mục tiêu trong cuộc sống của tôi là…”. Hoặc giả, nếu có trả lời được thì sau 2 tiếng nói qua chuyện khác, bạn lặp lại cùng câu hỏi đấy, họ sẽ cho bạn một câu trả lời hoàn toàn khác. Đó là một mục tiêu chưa có trong tiềm thức.
Nhiệm vụ của bạn rất đơn giản, là đưa được mục tiêu vào trong tiềm thức, để bất cứ ai đặt câu hỏi tương tự, bạn có thể trả lời được NGAY và KHÔNG THAY ĐỔI vào bất cứ thời điểm nào được hỏi. Rất đơn giản phải không?
Tiềm thức tạo nên Ý thức, và Ý thức tạo nên Hành động.
Cho nên vào buổi sáng mỗi ngày, hoặc mỗi cuối tuần, khi bạn ngồi lên danh sách các công việc cần thực hiện. Hãy thành thật trả lời câu hỏi, nếu bây giờ chỉ được chọn 1 công việc duy nhất, bạn sẽ chọn việc nào? Và đừng suy nghĩ nhiều, hãy lựa chọn theo cảm tính. Khi ấy, khoảng thời gian quá ngắn để ý thức có thể suy tính thiệt hơn, thì tiềm thức của bạn sẽ “lên tiếng” và giúp bạn lựa chọ được công việc THỰC SỰ quan trọng nhất CHO MỤC TIÊU ĐƯỢC LƯU GIỮ TRONG NÃO bạn (chứ chưa chắc đã là công việc quan trọng nhất ở thời điểm ngắn hạn hiện nay).
“Loại bỏ” công việc vừa được chọn ra ngoài, và lặp lại hai lần nữa, bạn sẽ “nhặt” ra được 3 công việc quan trọng nhất, theo thứ tự từ trên xuống dưới. Tất cả các việc còn lại trong danh sách, là những việc không quan trọng.
Sau đó, vẽ 2 đường thẳng cắt nhau vuông góc lên mặt giấy, giống như cách các bạn vẽ đồ thị với hai trục tung hoành, chúng ta có 1 cái “bánh chưng” gồm 4 miếng. Theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, gán cho nó các nhãn là “Rất quan trọng, rất cấp bách”, “Rất quan trọng, không cấp bách”, “Không quan trọng, rất cấp bách” và “Không quan trọng, không cấp bách”.
Dựa theo tầm quan trọng và deadline cụ thể của từng công việc, bạn sẽ sắp xếp được toàn bộ các đầu việc hiện có vào 4 ô này. Trong đó, 3 việc quan trọng nhất sẽ chỉ có thể rơi vào ô số 1 (rất quan trọng, rất cấp bách) hoặc số 2 (rất quan trọng, không cấp bách).
Đây chính là phương pháp Cắt Bánh Chưng mà nhiều bạn đã ghi ra trong mục comment ở bài viết trước. Và không khó để thực hiện tới bước này. Tuy nhiên, trong cuộc sống thực tế, đa phần chúng ta chọn các việc ở ô số 1 để làm trước nhất. Nhưng đó là một LỰA CHỌN TỒI!
Xét trên góc độ cảm quan, bạn có thể dễ dàng chứng minh điều đấy. Tại vì hầu hết mọi người nghĩ rằng việc gì “rất quan trọng, và rất cấp bách” thì phải xử lý đầu tiên. TẤT CẢ mọi người đều nghĩ và làm theo như thế. Và TẤT CẢ mọi người đều không quản lý được thời gian. Như vậy, đó không phải là một lựa chọn đúng đắn.
Xét trên góc độ lý tính và phân tích, các công việc rất quan trọng và rất cấp bách, nếu được làm đầu tiên thì bạn sẽ đẩy bạn vào 2 trường hợp. Hoặc bạn làm mau chóng cho xong, thì kết quả sẽ rất tệ hoặc sẽ có hậu quả ngay sau đó. Hoặc bạn bỏ thời gian làm tỉ mẩn để ra kết quả hoàn toàn mĩ mãn. Thì ngay sau khi bạn kết thúc việc này, tất cả những việc ở ô số 2 (rất quan trọng, không cấp bách) đã trở nên… vô cùng cấp bách và sẽ tự động “nhẩy” qua ô số 1. Và thế là bạn sẽ bị cuốn vào một dòng xoáy công việc không thể dứt ra. Việc này chưa xong, việc khác đã tới. Bạn sẽ bị “cầm tù” mãi mãi không thể dứt ra được.
Cho đến một ngày…
… bạn đọc được bài viết này, và biết rằng cách làm đúng đắn là chọn những công việc ở ô số 2 – Rất quan trọng, không cấp bách, để làm trước nhất! Bởi vì, bạn sẽ có đủ thời gian và không bị áp lực lớn khi giải quyết các việc này. Bạn cũng biết rằng, sau khi giải quyết xong các việc ở ô số 2, bạn sẽ không bị các việc quan trọng khác “dồn toa” lên nữa.
Với các công việc tồn đọng ở ô số 1, bạn có 2 cách để giải quyết:
1) Xin gia hạn thời gian, để biến nó thành không cấp bách, và có thể nhét vào ô số 2.
2) Dũng cảm bỏ luôn. Và sẵn sàng gánh chịu hậu quả của việc đó, một lần duy nhất trong đời. Vì bạn biết rằng cái gì cũng có giá của nó. Để tự giải thoát mình ra khỏi dòng xoáy công việc bao nhiêu năm qua, bạn cần một sự hy sinh.
Các công việc ở ô “Không quan trọng, rất cấp bách” thì bạn có thể giao việc cho cộng sự hoặc thuê người khác làm dùm với chi phí hợp lý. Ví dụ như thay vì đích thân ra bưu điện gửi một món đồ, hãy thuê bác xe ôm dưới nhà làm việc đó. Vì thời gian của bạn đáng giá hơn thế gấp vạn lần. Nghe có vẻ lạ lẫm với bạn đúng không? Nhưng ở bài viết tới, mình sẽ hướng dẫn các bạn “Kỹ năng tự định giá bản thân” và “Kỹ năng giao việc, ủy quyền” để bạn có thể dễ dàng thực hiện công việc “mới mẻ” này.
Các công việc ở ô “Không quan trọng, không cấp bách” thường có số lượng rất nhiều. Và hãy quên nó đi. Đừng bao giờ động tới. Bạn sẽ thấy khi lập kế hoạch làm việc mỗi ngày, thì số lượng công việc ở ô này lại nhiều thêm với số lượng không kiểm soát. Thường sau 1 tuần, cái ô “vô dụng” này trong bản kế hoạch của mình có số lượng hơn 100 đầu việc. Cứ lâu lâu mình lại xóa nó đi một lần. Cho vui!
Khi chưa biết cách lập kế hoạch và xác định việc nào là quan trọng. Các bạn thường có xu hướng dành ra tới 80% thời gian quý giá trong ngày, trong đời của các bạn để cắm mặt vào làm những việc “vô dụng” ấy. Và đó là điểm mấu chốt khiến chúng ta có chung 24 tiếng một ngày, nhưng cuộc đời của mỗi người lại thu nhận những kết quả thật khác nhau!
Phương pháp Cắt Bánh Chưng giúp bạn phân bổ được các công việc theo 4 dạng và biết phải làm việc nào trước nhất. Phương pháp Búp Bê Nga, với hình ảnh gỡ búp bê mẹ sẽ nhìn thấy búp bê con, hàm ý nói với bạn rằng phải cam kết KHÔNG ĐƯỢC đụng tới những việc ít quan trọng hơn, khi công việc quan trọng nhất chưa được hoàn thành. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch trong quản lý thời gian.
Tuy nhiên, trong thực tế, chúng ta có xu hướng bỏ qua những việc quan trọng nhất, vì nó… khó! Và vì nó chối! Không dễ để có thể làm được việc này, nếu bạn không có cách. Phương pháp Ăn Thịt Ếch – Eat that frog và Nguyên lý dòng chảy sẽ là chìa khóa để giúp bạn vượt qua trở ngại này.
Như vậy, các chủ đề mà chúng ta sẽ trao đổi trong thời gian tới sẽ là:
+ Kỹ năng tự định giá bản thân
+ Kỹ năng giao việc, ủy quyền
+ Tìm hiểu và ứng dụng Phương pháp Ăn Thịt Ếch – Eat that frog
+ Tìm hiểu và ứng dụng Nguyên lý dòng chảy
Đừng quên share bài viết này về wall của bạn như một món quà tặng bạn bè trong friend list.
>>> ĐIỂM KHÁC BIỆT: Tất cả mọi người đều CHỈ có 24 giờ mỗi ngày để làm mọi việc. Cho nên kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất trên thế giới. Hầu hết các cuốn sách, khóa học về quản lý thời gian được tổ chức, được viết ra để giúp các bạn quản lý thời gian tốt hơn, nhằm làm được nhiều việc hơn. Nhưng mình chia sẻ các kiến thức về quản lý thời gian lại với mục tiêu để các bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, nhằm có thêm thời gian tận hưởng cuộc sống bên ông bà cha mẹ và những người yêu thương, để cảm nhận hạnh phúc trong cuộc sống chứ không phải để tiếp tục quay cuồng trong công việc. Tất cả các kỹ năng này đều được dạy trong [KHÓA HỌC] Người làm Truyền Thông Trăng Đen chuyên nghiệp – http://goo.gl/yhyxH9 được tổ chức trong năm 2014.
((( Copyright © by Nguyễn Ngọc Long – Truyền thông Trăng Đen – Học từ nguyên lý, hiểu từ gốc rễ )))
>>> ĐỌC THÊM:
+ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CỦA 16.000 EMAIL SAU 5 CLICK CHUỘT –
http://goo.gl/GbzS9J
+ BIẾT “ĐỦ” ĐỂ THÀNH CÔNG – http://on.fb.me/14FaMzn
+ MUỐN THÀNH CÔNG ĐỪNG CHƠI VỚI NGƯỜI THÀNH CÔNG. MUỐN GIÀU CÓ ĐỪNG CHƠI VỚI NGƯỜI GIÀU CÓ – http://on.fb.me/14OS7NJ
+ SỐNG KHÔNG BIẾT NHỤC NHƯNG PHẢI BIẾT HÈN MỘT CHÚT -http://on.fb.me/11o7YVc
+ THỜI GIAN KHÔNG TRỞ LẠI – http://bitly.com/YgS2Qr
+ BẠN CÓ SẴN SÀNG ĐÁNH ĐỔI CẢ CÔNG DANH SỰ NGHIỆP ĐỂ NGHE MỘT CÂU TRÁCH MÓC? – http://on.fb.me/13SWoEB
+ AI CŨNG CHỈ CÓ MỘT MẸ CHA – http://on.fb.me/13SULGY
+ NẾU MUỐN THÀNH CÔNG, HÃY HỌC CÁCH SỐNG CÙNG THẤT BẠI –http://on.fb.me/1av5JmN
+ ĐỪNG NẢN LÒNG VÌ NHỮNG RÀO CẢN KHÔNG CÓ THẬT –http://on.fb.me/1854cSj
+ BẢN LĨNH ĐỂ THÀNH CÔNG – http://on.fb.me/183NPoO
+ HỌ CƯỜI TÔI VÌ TÔI KHÁC HỌ – TÔI CƯỜI HỌ VÌ HỌ GIỐNG NHAU -http://on.fb.me/16PDQ8t
+ GIỮ CÁI NHÌN LẠC QUAN TRONG MỌI TÌNH HUỐNG NGẶT NGHÈO NHẤT CỦA SỐ PHẬN – http://on.fb.me/10izz6j
+ TỰ TIN BẰNG CÁCH HẠ THẤP SỰ KỲ VỌNG CỦA NGƯỜI ĐỐI DIỆN -http://on.fb.me/16Im4nJ
+ KHÔNG BIẾT NHỤC CÓ TỐT HAY KHÔNG? – http://on.fb.me/134rK8t
+ SỐNG KHÔNG BIẾT NHỤC – http://on.fb.me/WNnism
(Nguồn: Nguyễn Ngọc Long Blackmoon’s Facebook – September 08, 2013 at 10:07AM)
test
test
HAY!