Viết thư ngỏ mời đại sứ và các cơ quan báo chí tham gia bảo trợ thông tin không phải là việc khó. Nhưng trong đó tồn tại những vấn đề, chi tiết rất nhỏ mà nếu làm sai, toàn bộ dự án của bạn sẽ đổ bể và có thể gây ra khủng hoảng truyền thông trầm trọng.
Đầu tiên, hãy nhìn vào một mẫu thư mời mà học viên ZeroME 4WIN đã viết.
Thân chào Ngọc Diễm
Thông qua các bài báo:
< … danh sách link bài … >
Được biết bạn là một người yêu thích và mong muốn tham gia các hoạt động từ thiện. Tôi là Thắng trưởng ban tổ chức chương trình Sao Hôm – chương trình nấu ăn và giao lưu văn nghệ, chăm sóc các nghệ sĩ tuổi xế chiều tại Trung tâm dưỡng lão nghệ sĩ. Đây là một chương trình nhân ái và giàu tính nhân văn. Tôi xin mời Ngọc Diễm tham dự với vai trò đại sứ thiện chí của chương trình.
Chương trình này được bảo trợ thông tin bởi báo Phụ Nữ Tương Lai và nhà tài trợ là nhà hàng Thái Lặc Tà Sặc.
Trong chương trình này Diễm sẽ tham gia khoảng 10-15p hoạt động nấu ăn. Tôi có theo dõi một số bài báo xem Diễm đã trổ tài nên chắc sẽ không quá khó < … trích dẫn link báo … >
Sau hoạt động nấu ăn, BTC cũng đã chuẩn bị những phần quà sẵn để Diễm trao cho các nghệ sỹ và thăm hỏi họ.
Do chương trình được bảo trợ bởi báo Phụ Nữ Tương Lai nên Diễm sẽ được 5 bài phỏng vấn về hoạt động này. Bên cạnh đó BTC sẽ gửi thông cáo báo chí đến 50 cơ quan thông tấn báo chí với hình ảnh đại sứ thiện chí Hoa hậu Ngọc Diễm. Ngoài ra hình ảnh của Diễm sẽ được duy trì liên tục trong suốt sự kiện trên hệ thống fanpage chương trình, với hơn 2 triệu người theo dõi.
Hi vọng với những hoạt động nhân ái như thế này sẽ giúp cho hình ảnh của Diễm ngày càng được đánh giá cao trong lòng công chúng. Mong Diễm sớm hồi âm.
Thông tin liên hệ để biết thêm chi tiết chương trình:
Họ tên…SĐT…Email
Trên đây là nội dung thư ngỏ của bạn Kiều Thắng (một học viên tham dự ZeroME 4WIN) soạn. Các bạn có thể tham khảo nhé.
Theo như gợi ý trong bài học trước, thử xem mẫu thư ngỏ này có đầy đủ thông tin chưa nhé?
- Giới thiệu tên chương trình: đã có
- Giới thiệu đơn vị/người/nhóm người tổ chức chương trình: đã có
- Giới thiệu nội dung hoạt động của chương trình, chỉ rõ thời gian địa điểm: đã có
- Giới thiệu quyền lợi và trách nhiệm dành cho đại sứ: đã có
- Giới thiệu người giữ vai trò liên lạc: đã có
Như vậy, về cơ bản Thư ngỏ mời đại sứ này là một Thư ngỏ mình thấy ổn. Còn tất nhiên trong thực tế, tuỳ theo khả năng và kinh nghiệm mà các bạn sẽ trang trí bông xanh bông đỏ, kẻ bảng tô màu sơn phết cho cái thư ngỏ thực sự “hấp dẫn” hơn. Đó là “phần nước sơn”, còn cái chính là “tốt gỗ” thì cứ bám theo đúng 5 nội dung mà gợi ý là oke rồi ạ.
Mình sửa lại như dưới đây, các bạn cũng có thể tham khảo để tuỳ chỉnh mẫu riêng cho các bạn.
Các bạn chú ý những đoạn mà mình in nghiêng và bôi màu xanh là quyền lợi dành cho đại sứ đã được khéo léo lồng ghép vào trong phần trách nhiệm, tránh ghi “huỵch toẹt” ra theo kiểu Quyền lợi của bà là, trách nhiệm của bà là. Vì cách viết như vậy rất “phô” và làm cho việc hợp tác trở nên nặng nề.
Mặc dù trong cả văn bản, mình “nói chuyện” cùng Ngọc Diễm rất mềm mỏng, nhưng xuống đoạn gần dưới cùng, mình cũng nêu rõ quan điểm, rằng đây là chương trình có lợi cho Ngọc Diễm rất nhiều. Và qua đó ngầm nhắn nhủ hoa hậu đừng bỏ qua cơ hội hiếm có này!
“… Chúng tôi tin rằng “Sao Hôm” là cơ hội tốt để Ngọc Diễm thực hiện một hoạt động xã hội, đồng thời phủ sóng hình ảnh cá nhân dựa trên những câu chuyện nhân văn và ý nghĩa”
Sau khi đã có thư ngỏ mời đại sứ, chúng ta sẽ sửa lại đôi chỗ để biến nó thành Thư ngỏ mời báo chí tham gia Bảo trợ thông tin như mẫu đính kèm dưới đây.
Bạn hãy đọc thật kỹ và nhìn ra những thay đổi, sửa chữa mà mình đưa vào thư ngỏ này.
Như vậy, chúng ta đã chuẩn bị xong “nguyên liệu” để đi mời. Việc tiếp theo, bạn hãy liên hệ với các bên liên quan “đánh tiếng”. Với chú ý quan trọng rằng chúng ta đang phải giải bài toán “con gà – quả trứng”.
Tức là, khi nói chuyện với Đại sứ thì chúng ta nói rằng chương trình này được báo A, báo B tham gia bảo trợ thông tin nhưng kỳ thực khi ấy chúng ta chưa có sự đồng ý của báo A, báo B. Mà khi nói chuyện với báo A, báo B thì chúng ta lại nói rằng chương trình này được hoa hậu C, hoa hậu D làm đại sứ và thực tế hoa hậu cũng chưa có nhận lời. Vì vậy các bạn phải hết sức cẩn trọng, chỉ mời qua điện thoại trước và khi nói chuyện phải chú ý câu từ.
Lời khuyên về quy trình nên là:
- Gọi điện hoặc gặp nói chuyện trực tiếp với đại sứ trước và thuyết phục đại sứ đồng ý
- Gửi thư mời để đại sứ xác nhận (có thể qua email)
- Trên cơ sở đó, đề nghị hợp tác với báo chí sau (khi này đã có sự đồng ý của đại sứ)
Để đảm bảo tính chân thật và đúng đắn của câu chuyện, tránh nói sai nói quá và bị cáo buộc là lừa dối hay lợi dụng tên tuổi báo chí khi chưa được phép, bạn hãy nói với đại sứ rằng “Bên mình đang tính (đang dự định) hợp tác với một số báo như Phụ nữ, Thanh Niên, VietnamNet, Afamily… Chắc chắn là có tối thiểu một báo làm bảo trợ thông tin chính và khi triển khai chương trình thì sẽ gửi thông cáo báo chí đồng loạt cho vài chục tờ báo khác”.
Thông tin đưa ra như vậy là đủ hấp dẫn, đúng thực tế và không bị “tự trói chân”. Vì nếu bạn nói:
- Chương trình này “được báo Phụ Nữ TPHCM bảo trợ thông tin” thì là thông tin sai.
- Chương trình này dự tính hợp tác với báo Phụ nữ TPHCM thì là thông tin đúng, nhưng nếu sau này bạn không hợp tác được với họ thì Đại sứ có thể nẩy sinh thắc mắc sao mỗi lúc nói một kiểu? Còn bạn nói chương trình dự tính hợp tác với một số báo như… thì thông tin đưa ra chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi sau này.
Đây là những chi tiết rất nhỏ nhưng nếu sẽ khiến toàn bộ chương trình của bạn bị đổ bể và gây ra khủng hoảng nghiêm trọng nếu làm sai. Lời khuyên trên là kết quả đúc rút kinh nghiệm hàng chục năm làm truyền thông với vô vàn chương trình hoạt động xã hội lớn nhỏ của mình, với hy vọng rằng các bạn không bị phạm phải những sai lầm mà mình đã mắc.
Nếu thấy bài học này là hữu ích, xin đừng ngần ngại phát biểu cảm nghĩ xuống dưới comment để mình có động lực chia sẻ tốt hơn. Mến chúc các bạn thành công và chuẩn bị cho những bài học tiếp theo trong khoá học.
test
test
test
test